Heb jij al ervaring als ambtelijk secretaris of in een soortgelijke functie? En wil jij de spil worden van de centrale medezeggenschap bij de VU? Dan zijn wij bij de Vrije Universiteit Amsterdam (VU) op zoek naar jou!

Locatie: Amsterdam
FTE: 0.8

Functieomschrijving

De ondernemingsraad (OR) bestaat uit 23 leden. De OR oefent op centraal niveau de personeelsmedezeggenschap uit. Via het advies-, initiatief- en instemmingsrecht wordt er invloed uitgeoefend op de bestuurlijke besluiten van het College van Bestuur (CvB).

Als ambtelijk secretaris OR val je onder de dienst Human Resource Management, Arbo & Milieu (HRMAM) en word je functioneel aangestuurd door de voorzitter van de OR. Je bent onderdeel van een team met drie ambtelijk secretarissen. Ieder heeft zijn eigen werkterrein.

Je bent de spil voor de centrale medezeggenschap. Je bereidt overleggen met het CvB voor en notuleert deze. Je voert werkzaamheden uit op secretarieel, organisatorisch en beleidsmatig gebied om de raadsleden zo goed mogelijk te kunnen ondersteunen in hun medezeggenschapstaken. Daarnaast ligt een hoge prioriteit bij de communicatie naar de achterban, zodat de overlegwerkzaamheden van de OR zichtbaar en toegankelijk blijven. Dit doe je via social media en de VU-medezegenschapsportal. Gezien de groeiende Engelstalige achterban is het belangrijk dat jij je zowel mondeling als schriftelijk goed kunt uitdrukken in het Engels en Nederlands.

Jouw taken

• organiseren en ondersteunen van OR-, overleg- en commissievergaderingen d.m.v. opstellen agenda en verslaglegging
• zelfstandig opstellen en uitwerken van notities m.b.t. beleids- en besluitvorming
• ontwikkelen en na goedkeuren invoeren van nieuwe besluitvormingsprocessen
• bewaken en actief beïnvloeden van de voortgang en implementatie van opvolging van acties en afspraken
• vertegenwoordigen van het medezeggenschapsorgaan zowel in- als extern
• voorbereiden en bedenken van de door de OR uit te brengen adviezen, instemmingszaken, initiatiefvoorstellen en nieuwsberichten
• adviseren van de OR over procedures, reglementen en wettelijke bepalingen
• in samenspraak met het DB initiëren en doen van voorstellen m.b.t. de strategie, visiedocumenten, mede bepalen van de prioriteiten
• opstellen van het (concept) jaarplan, -verslag en begroting OR
• bijhouden van de VU-medezeggenschapsportal en de contacten op de sociale media
• organiseren van scholing voor de leden van de OR en onderdeel-commissies
• samen met de verkiezingscommissie organiseren en coördineren van de verkiezingen
• je op de hoogte houden van nieuwe wetgeving, de WOR en voor medezeggenschap relevante Arbowetgeving
• bijhouden van het digitale OR archief
• je bent selfpropelling, kan goed organiseren (nauwkeurig) en werkt zelfstandig
• je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel en gaat problemen niet uit de weg
• je bent pro-actief en resultaatgericht ingesteld én kunt goed samenwerken
• je kunt kritisch reflecteren en bent stressbestendig

Functie-eisen

• je hebt een afgeronde opleiding op HBO/WO niveau
• je hebt minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie
• je bent bekend met de academische wereld en hebt een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen
• je hebt goede digitale vaardigheden; je hebt ervaring met CMS systemen en social media
• je bent communicatief vaardig en beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in Nederlands en Engels

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring op voltijdse basis minimaal € 2.920 (schaal 9) en maximaal € 4.402 (schaal 10) bruto per maand. De functie is ingedeeld volgens UFO-profiel: Secretaris 2/1 en staat open voor 0.8 fte.

De arbeidsovereenkomst wordt in eerste instantie aangegaan voor een periode van 1 jaar. Verlenging van de arbeidsovereenkomst behoort tot de mogelijkheden.

De VU beschikt over aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen die een goede combinatie van werk en privé mogelijk maken, zoals:

• maximaal 41 vakantiedagen bij een voltijds dienstverband
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling
• bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
• keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden
• collectiviteitskortingen op ziektekosten- en autoverzekering
• gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof

Over de VU

Bijdragen aan een betere wereld door onderscheidend onderwijs en grensverleggend onderzoek, dat is de ambitie van de VU. Een universiteit waar persoonlijke vorming én maatschappelijke betrokkenheid centraal staan. Waar we vanuit verschillende disciplines en achtergronden samenwerken aan innovaties en nieuwe inzichten. Ons onderzoek beslaat het hele spectrum: van alfa, gamma en bèta tot leven en medische wetenschappen.

Aan de VU studeren ruim 26.500 studenten en werken er meer dan 4.600 medewerkers. De uitstekend bereikbare VU-campus is gevestigd in het hart van de Amsterdamse Zuidas, een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek.

Diversiteit
Diversiteit is een kernwaarde van de VU. Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs en onderzoek. We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van onze campus.

HRM, Arbo & Milieu
De dienst HRM, Arbo en Milieu (HRMAM) is verantwoordelijk voor een adequaat personeelsbeleid, -advies, en -ondersteuning en het arbeidsomstandighedenbeleid van de Vrije Universiteit Amsterdam. We werken intensief samen met faculteiten en andere diensten zodat ons beleid en onze diensten goed aansluiten bij het primaire proces.

Werken bij HRMAM betekent actief bijdragen aan de ontwikkeling van onze medewerkers en van de organisatie. Belangrijke thema's voor HRMAM zijn talentbeleid en duurzame inzetbaarheid. Als medewerker lever je hier direct of indirect een bijdrage aan. In totaal werken er 95 mensen bij HRMAM, verdeeld over de afdelingen Advies & Ontwikkeling, het HRM Service Center, Strategie & Beleid en Arbo & Milieu.

Solliciteren

Ben jij geïnteresseerd in deze functie? Solliciteer dan door middel van onderstaande link uiterlijk 11 april 2021. Denk hierbij aan het uploaden van jouw curriculum vitae en motivatiebrief. De sollicitatiegesprekken worden online gevoerd.

https://werkenbij.vu.nl/ad/ambtelijk-secretaris-ondernemingsraad-vu/khw98c

Sollicitaties ontvangen per e-mail worden niet in behandeling genomen.

Vragen
Voor vragen over de vacature kun je contact opnemen met:
Naam: Henk Olijhoek
Functie: Voorzitter Ondernemingsraad
Telefoonnummer: 020 59 83524
E-mail: henk.olijhoek@vu.nl

Of met:

Naam: Anneke Mulder
Functie: Ambtelijk secretaris Ondernemingsraad
Telefoonnummer: 0651078366
E-mail: a.m.a.mulder@vu.nl of or@vu.nl

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.